سامانه تاک

وزارت امور خارجه ایران در سال 93 جهت دسترسی آسان کاربران برای تأیید اسناد و مدارک سامانه ای به نام “تأیید اسناد کنسولی” را راه اندازی نمود. یکی از مراحل مهم برای دریافت ارز دانشجویی ثبتنام و ارسال مدارک تحصیلی برای وزارت امور خارجه هست.در همین راستا قصد داریم شما را با نحوه ی عملکرد و کاربرد های سامانه تاک آشنا کنیم.

نحوه ثبت نام در سامانه تاک

جهت آشنایی با مراحل ثبت به ترتیب زیر عمل کنید:

1. ابتدا به سامانه اینترنتی www.tak.mfa.ir مراجعه کنید.
2.ثبتنام اولیه مدارک

بعد از ورود به سامانه تاک لازم است مدارک اولیه خود را ثبت کنید.این مدارک شامل مشخصات فردی مثل: نام،نام خانوادگی،شماره ملی،شماره گذرنامه و… می باشد.پس از کلیک کردن روی دکمه ثبتنام به صفحه ی جدید وارد شوید. در این صفحه فرمی پیش روی شما قرار میگیرد که باید آن را با دقت پر کنید.
بدین منظور بهتر است نکات زیر را هنگام پر کردن فرم مدنظر قرار دهید:

هنگام پر کردن فرم دکمه صفحه کیبورد کامپیوتر باید در حالت انگلیسی قرار بگیرد.
تنها راه ارتباطی شما با سامانه تاک آدرس ایمیل شماست،پس آدرس ایمیل خود را به دقت وارد کنید.
پس از ثبتنام نهایی کد ملی،شماره شناسنامه و گذرنامه غیرقابل تغییر است و شما برای ورود به حساب کاربری به این دو عدد نیاز دارید.
نام کاربری و رمز عبور خود را در جایی یادداشت کنید.
بهتر است حتما از مرورگر گوگل کروم استفاده کنید تا هنگام ارسال مدارک و بارگزاری آن ها دچار مشکل نشوید.
پس از اینکه از صحت موارد وارد شده اطمینان حاصل کردید، روی دکمه ثبت فرم کلیک کنید.

3.ورود به سامانه تاک
پس از ثبتنام اولیه و دریافت کردن نام کاربری و رمز عبور،به سایت سامانه تاک وارد شده و روی دکمه ورود به سامانه کلیک کنید.

4.به حساب کاربری خود وارد شوید.

5.این مرحله مربوط به بارگزاری مدارک و تشکیل پرونده دانشجویی می باشد.

پرونده دانشجویی چیست؟

هر دانشجوی ایرانی که قصد ادامه تحصیل در دانشگاه های خارج از کشور را دارد،باید جهت تشکیل پرونده دانشجویی در کشور محل تحصیل اقدام نماید.این کار توسط سفارت جمهوری اسلامی ایران در کشور مورد نظر قابل انجام است.

مزایای تشکیل پرونده دانشجویی

دریافت تسهیلات ارزی
دریافت مهر خروج(عدم پرداخت عوارض خروج در کشور ایران و برای دانشجویان مشمول به خدمت سربازی ضروری می باشد.)
تعویض رایگان پاسپورت در کنسولگری سفارت ایران در مسکو
تأیید مدارک فارغ التحصیلی
تسهیل تأیید گواهی اشتغال به تحصیل

دانشجویانی که پرونده دانشجویی تشکیل نداده باشند نمی توانند از مزایای تشکیل پرونده برخوردار شوند.

مدارک لازم در مرحله تشکیل پرونده:

1.عکس پرسنلی جدید و تمام رخ (برای خانم ها عکس باید با حجاب اسلامی باشد.)

2.کارت ملی و صفحه اول گذرنامه ایرانی معتبر

3.تصویر آخرین مهر خروج در گذرنامه

4.روادید تحصیلی،اقامت تحصیلی،یا مجوز اقامت قانونی

5.آخرین مدرک تحصیلی داخل کشور(چنانچه مدرک تحصیلی مقطع قبلی در خارج کشور صادر شده باشد،باید ابتدا به تأیید نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در کشور محل تحصیل رسیده باشد.)

6.آخرین مدرک یا گواهی تحصیلی فعلی(دانشجویان گواهی اشتغال به تحصیل و یا گواهی ثبتنام در دانشگاه،متضمن ذکر نام دانشگاه،مقطع تحصیلی،تاریخ شروع به تحصیل و رشته تحصیلی بارگذاری کنند.)

7.کارت پایان خدمت نظام وظیفه،معافیت دائم،کفالت ویا معافیت تحصیلی برای آقایان(در صورت وجود).

8.قرارداد دانشگاه

9.گواهی پرداخت شهریه

بارگذاری مدراک و تشکیل پرونده:

داخل سامانه هستید و وارد حساب کاربری خود شده اید. اولین قدم برای تأیید، تشکیل پرونده است. بدین منظور از میان گزینه های منوی بالای صفحه،گزینه پرونده تحصیلی را کلیک نمایید. پس از آن فرمی پیش روی شما قرار می گیرد که باید آن را با اطلاعات شخصی خود از قبیل: نام ،نام خانوادگی، کد ملی، مقطع تحصیلی ، عنوان رشته و … پر کنید.سپس در پایین همین صفحه مدارکی که پیشتر برای تشکیل پرونده ذکر شد را بارگذاری نموده و کد رهگیری خود را دریافت نمایید.

نکته: حتما کد رهگیری خود را در جای مناسبی ذخیره کنید تا در مراجعات بعدی دچار مشکل نشوید.

نکات مهم و قابل توجه متقاضیان

متقاضی در حفظ و نگهداری نام کاربری و رمز عبور در سامانه اهتمام جدی داشته باشند.
در صورتی که متقاضی در هنگام کار با سامانه مشخصات خود را اشتباه وارد نموده باشد بعد از ورود به سامانه امکان ویرایش اطلاعات فردی خود را خواهد داشت.
در صورت تغییر کشور محل تحصیل و یا هرگونه اشتباه در انتخاب نمایندگی، متقاضی می تواند از طریق ویرایش اطلاعات فردی نسبت به تغییر نمایندگی انتخابی خود اقدام نماید تا پرونده در کشور محل اقامت متقاضی قابل بررسی باشد.
در صورتی که متقاضی رمز عبور را فراموش کرده باشد با انتخاب گزینه بازیابی، رمز عبور به نشانی الکترونیکی متقاضی ارسال خواهد شد.
در صورت عدم دسترسی به پست الکترونیکی و یا اشتباه در درج آن در اطلاعات فردی، متقاضی می تواند تصاویر گذرنامه و کارت ملی خود را اسکن و به نشانی tak@webmail.mfa.ir ارسال نماید تا رمز عبور، به پست الکترونیک درخواست کننده ارسال گردیده و امکان ورود به سامانه و ویرایش آدرس پست الکترونیک برای داوطلب امکان پذیر گردد.

6) درخواست تائید مدارک:

پس از دریافت کد رهگیری مربوط به تشکیل پرونده تحصیلی، متقاضی باید با انتخاب گزینه “تأیید مدارک” و تعیین نوع مدارک “تحصیلی و آموزشی” درخواست تائید مدارک و گواهی های آموزشی نماید به همین منظور با انتخاب یکی از گزینه های توضیحات زیر، نسبت به بارگذاری تصاویر آنها بصورت جداگانه و مجزا اقدام نماید.

-گواهی اشتغال به تحصیل
-گواهی ریزنمرات میان دوره
– گواهی پرداخت شهریه
– مدرک فارغ التحصیلی و ریزنمرات پایان دوره
– گواهی یا مدرک شرکت در دوره یا سمینار.

توجه!
– برای هر مدرک یا گواهی دریافت کد رهگیری مجزا الزامی بوده و قسمت تعداد صفحات فقط به صفحات بعدی همان مدرک (مانند ریز نمرات) مربوط می باشد.
– در صورتی که نیاز به تأیید چندین نسخه از یک گواهی باشد بارگذاری یک نسخه از آن کفایت می کند.

7) مراجعه به نمایندگی ( سفارت )

متقاضی پس از دریافت کد رهگیری درخواست تائید مدارک در سامانه تاک ، باید به همراه اصل مدارک بارگذاری شده و کد رهگیری مدارک بارگذاری شده جهت تأیید نهایی به نمایندگی سفارت مراجعه نماید.

 اموری که دانشجو هنگام مراجعه به سفارت باید از قبل انجام داده باشد:

1. ثبت نام در سامانه تاک (نحوه ثبتنام در سامانه به تفضیل در بالا توضیح داده شده است).

2. تشکیل پرونده در سامانه تاک و دریافت کد رهگیری تشکیل پرونده

3. اصل گذرنامه و کپی صفحه اول آن

4. کپی مهرهای خروج از کشور

5. کپی مجوز اقامتی معتبر (کپی ویزای معتبر دانشجویی)

6. اصل و کپی شناسنامه ( درصورت تاهل و دارا بودن فرزند و یا درج هر گونه توضیحات در
شناسنامه، کپی کلیه صفحات شناسنامه متقاضی و همچنین تصویر شناسنامه همسر الزامی می باشد).

7. اصل گواهی ثبت نام در دانشگاه (قرارداد) و کپی *

تذکر:
برای دانشجویان بورسیه دولت روسیه، کپی برابر اصل حکم پذیرش صادره از وزارت علوم
روسیه …
تذکر:
برای دانشجویان شاغل به تحصیل در رشته های مربوط به وزارت بهداشت مدرک پادفک برای هر دو گروه زبانی (انگلیسی و روسی) الزامی می باشد.

12. اصل و کپی کارت معافیت یا پایان خدمت**

13. تشکیل فرم پرونده دانشجویی در سایت http://regruac.saorg.ir و گرفتن کپی فرم تشکیل پرونده دانشجویی ازسایت

مواردی که دارای یک ستاره می باشند، بارگذاری و گرفتن کد رهگیری مربوط به آنها به طور جداگانه در قسمت ” تایید مدارک ” در سامانه تاک ضروری است.

مواردی که دارای دو ستاره می باشند، در صورت عدم در دست داشتن اصل مدرک مورد نظر می توان اصل مدارک را به نمایندگی های وزارت خارجه جمهوری اسلامی ایران در داخل کشور ارائه نمود.

کپی مدارکی که لازم است در سامانه تاک بارگذاری گردند باید به صورت خوانا، اسکن گرفته شود.

پس از ارائه مدارک فوق به بخش مربوطه در سفارت جمهوری اسلامی ایران،مدارک شما بررسی شده و پس از 24 ساعت میتوانید صحت تأیید شدن مدارک خود را در سامانه تاک بررسی کنید.

نحوه مشاهده وضعیت پرونده تحصیلی و کد رهگیری مدارک تایید شده در سامانه تاک

پرونده تحصیلی:

ورود به سامانه تاک ⬅ صفحه اصلی ⬅ گزارش پرونده تحصیلی

کد رهگیری مدارک تایید شده:

ورود به سامانه تاک ⬅ صفحه اصلی ⬅ گزارش تایید مدارک

دانشجویان محترم قبل از مراجعه به کنسولی جهت صدور “مهر خروج دانشجویی” حتما از تایید بودن پرونده در سامانه تاک به روش ذکر شده در تصویر شماره یک توجه نمایند.

جهت دریافت مشاوره تحصیل در روسیه لطفا فرم زیر را پر کنید: