کسانی که قصد دارند در خارج از ایران ادامه تحصیل دهند باید مدارک زیادی را برای این منظور آماده کنند که یکی از آن ها توصیه نامه می باشد. تهیه سفارش نامه شاید آسان به نظر برسد اما مراحل سختی داشته و نیاز به دقت فراوان دارد.
توصیه نامه که به آن سفارش نامه نیز می گویند، نوعی نامه است که فرد معتبری برای شخص دیگری می نویسد و در آن درباره ویژگی ها و عملکرد شخص مورد نظر توضیح می دهد.

در واقع به زبان ساده قابلیت های شخص را تعریف کرده و مثال عینی برای آن می آورد. سفارش نامه ای که دانشجوی متقاضی نیاز دارد معمولا توسط اساتید دانشگاه نوشته می شود. روش های تهیه سفارش نامه معمولا متفاوت بوده و هر دانشگاه روش خاص خود را دارد. برخی از دانشگاه ها فرم توصیه نامه را در سایت خود قرار می دهند و از دانشجو می خواهند پس از پر کردن فرم، آن را به دانشگاه بفرستد. البته برای پر کردن سفارش نامه باید آن را به یک استاد دانشگاهی که دارای رتبه علمی بالا می باشد تحویل دهند.

سفارش نامه

مهم ترین نکته ای که در تهیه توصیه نامه باید به آن توجه شود نوع نگارش آن است. متاسفانه برخی از اساتید وقت نگارش سفارش نامه را ندارند و ممکن است در نگارش آن دچار اشتباه شوند. اما برخی دیگر از اساتید جهت جلوگیری از هرگونه اشتباه به دلیل کمبود زمان، نگارش آن را بر عهده دانشجو می گذارند و فقط در مرحله آخر آن را امضا می کنند.

برای افزایش اعتبار سفارش نامه بهتر است توسط سه استاد پر شود. البته باید نحوه نگارش سفارش نامه ی هر استادی، متفاوت باشد و هر یک در یک پاکت جداگانه و به صورت مهر و موم شده باشد. در این گونه مواقع، برخی از دانشگاه ها پاکت های مخصوصی برای قرار دادن توصیه نامه به فرد متقاضی می دهند تا سفارش نامه را در آن قرار دهد.

نکات مهم Recommendation Letter

در توصیه نامه باید اصل صداقت رعایت شده و در آن به تمام نقاط قوت و ضعف فرد اشاره شود. سفارش نامه هایی که صادقانه هستند بیشتر مورد قبول واقع می شوند تا سفارش نامه هایی که در آن فقط از فرد مورد نظر تعریف و تمجید شده باشد.

همانطور که در بخش های قبلی توضیح دادیم سفارش نامه بهتر است توسط سه استاد پر شود و از اساتیدی برای نگارش توصیه نامه استفاده شود که با رشته فرد مورد نظر مرتبط باشند. استفاده از اساتیدی که از سابقه ی تحصیلی فرد متقاضی مطلع هستند در پذیرش سفارش نامه بمراتب کارگشا تر است.

در توصیه نامه، حتما باید به توانایی های آموزشی فرد متقاضی اشاره شود و در مورد نقاط قوت و ضعف فرد در زمینه تحصیلی به طور کامل توضیح داده شود. در سفارش نامه باید، تمام فعالیت های فرد متقاضی ذکر شود و اگر در زمینه ای موفق به کسب جایزه شده حتما به آن اشاره شود. همچنین مهارت های فرد در زمینه های مختلف مانند زبان و رشته های ورزشی در آن قید گردد.

توصیه نامه باید قوی و کامل باشد لذا قوی بودن سفارش نامه درصد پذیرش آن را بالا می برد. برای انتخاب استاد از میان اساتید سابق خود انتخاب کنید که شما را می شناسند. در نگارش سفارش نامه باید استاندارد ها رعایت شود تا مورد پذیرش قرار گیرد. اما سفارش نامه چارچوب مشخصی ندارد و برای دانستن استاندارد های آن پیشنهاد می شود از نمونه توصیه نامه های موفق استفاده شود.

سفارش نامه ای اثرگذار است که توسط فردی با درجه علمی بالا و کاملا آشنا با قابلیت های علمی و عملی شما تهیه شده باشد که در آن از متنی گویا و ساده و واضح استفاده شده است. سفارش نامه نباید تقلبی باشد و اگر تقلبی باشد به مدت 10 سال از تحصیل محروم خواهید شد.

روش نگارش توصیه نامه

توصیه نامه، یک متن 500 یا 400 کلمه ای است که برای تهیه آن باید به نکات مهم توجه شود تا بیشترین تاثیرگذاری را داشته باشد. در ابتدا فردی را انتخاب کنید که بتواند، بهترین سفارش نامه را برای شما بنویسد و از توانایی های شما به طور کامل اطلاع داشته باشد.

بعد از آن استاد مربوطه باید کاغذ مناسبی را جهت نوشتن سفارش نامه انتخاب کند. استادی که سفارش نامه را تهیه می کند، باید در ابتدا فرد متقاضی را به طور کامل معرفی کرده و تمام فعالیت های مشترک خود با فرد را بیان نماید. در انتهای سفارش نامه استاد باید تمام موارد ذکر شده در سفارش نامه را تایید کرده و آن را امضا کند.

اشتباهات متداول سفارش نامه

روش نگارش توصیه نامه بسیار مهم است و کوچکترین اشتباه موجب رد شدن آن می شود، اشتباهاتی که ممکن است در سفارش نامه رخ دهد به شرح زیر است.
انتخاب استاد بسیار مهم است و توصیه گری مناسب است که به خوبی بتواند تمام نقاط قوت شما را شرح دهد. برای نگارش توصیه نامه باید به توصیه گر وقت کافی داده شود تا توصیه گر بتواند در آرامش خاطر آن را بنویسد. لذا تعجیل در نوشتن سفارش نامه باعث می شود تا نتیجه ی مطلوبی حاصل نگردد. توصیه گر نباید در نوشتن سفارش نامه از لحن خشک استفاده کند و باید کاملا روان باشد. موارد نام برده رایج ترین اشتباهاتی است که می تواند رخ دهد.

روش ارسال توصیه نامه

برای ارسال توصیه نامه، سه روش پیش پای شما قرار دارد و شما می توانید از طریق این سه روش سفارش نامه خود را ارسال نمایید. روش اول ارسال آنلاین آن است، استاد مربوطه به سایت دانشگاه مورد نظر متقاضی رفته و در بخش ثبت سفارش نامه آن را ثبت و ارسال می نماید. روش دوم ارسال از طریق ایمیل است، در این روش توصیه گر سفارش نامه را تایپ می کند و آن را برای دانشگاه ارسال می کند. روش سوم ارسال از طریق پست است، توصیه گر سفارش نامه را در پاکتی به صورت مهر و موم شده پست می کند.

تفاوت سفارش نامه و معرفی نامه

توصیه نامه مخاطب مشخصی دارد و در آن تحصیلات و تجربیات و فعالیت های متقاضی بیان می شود. اما معرفی نامه جنبه ی عمومی داشته و برای مخاطب خاصی نوشته نمی شود و فرد متقاضی همیشه می تواند از آن استفاده کند.